Despre curatenie | Bright - Servicii de curatenie

Cateva idei despre curatenie si costul ei

Introducere

Orice activitate umana genereaza nevoia de curatenie si putem sa spunem ca, exceptand cateva cazuri, curatenia ca activitate nu prea face placere ba din contra.

De fapt curatenia nu e apreciata, ci lipsa ei e remarcata si genereaza disconfort. Adica cata vreme ea exista face parte din decor si e remarcata atunci cand lipseste. Putem spune deci ca starea de curatenie face parte din starea normala de confort, precum caldura sau aerul conditionat si nu e privita in general ca un lucru pentru care trebuie sa facem un efort deosebit sau ca un lux.

Atunci cand lipseste imediat simtim nevoia nu placerea sa facem ceva pentru a indeparta disconfortul.

Ce putem face?

1. Noi.

In marea majoritate a cazurilor, cel putin la noi acasa, disconfortul il indepartam noi insine sau angajatii nostri sau sotiile noastre.

Adica indepartam un disconfort cu pretul unui alt disconfort acela de a face o activitate in plus fata de munca nostra de zi cu zi. In multe cazuri suntem fortati la acest lucru deoarece costul curateniei suportat asfel nu presupune bani(pe care uneori nu ii avem) ci doar timp si efort.

De fapt nu totdeauna e asa.

Sa zicem ca angajatii nostri (secretara,soferul,contabila etc) trebuie sa rezolve problema.

Asta inseamna un cost pentru ora de curatenie egal cu costul ora pentru munca prestata la o norma obisnuita.

Daca se face curat in timpul programului si totul e OK, activitatea nu sufera din cauza asta, costul curateniei(in afara de consumabile) e doar o stare de nemultumire a angajatului(in fiecare zi o perioada de timp face pe “femeia de serviciu”).

Daca pentru a indeplini corect si sarcinile de servici trebuie sa faca curatenia inafara orelor de program atunci la costul consumabilelor si a starii de nemultumire se adauga un cost de ora sulimentara (minim 75% din costul pe ora) pe care daca nu o platim sporeste demotivarea. Nu pare foarte mult.

Costul e de fapt mult mai mare si dupa parerea noastra cea mai scumpa varianta de a rezolva nevoia(taiem cojocul ca sa luam nasturii) .

Angajatul demotivat nu mai lucreaza la potentialul maxim si cu prima ocazie indeparteaza disconfortul plecand intr-un loc unde nu are acest disconfort si de aici se pierd toate resursele investite in el si toate costurile legate de inlocuirea lui.

Acest mod de a rezolva nevoia de curatenie il putam utiliza in general acolo unde facem curat doar dupa noi (acasa sau la mica noastra companie care e la inceput si fiecare face curat dupa el) si in cazul in care timpul nostru liber valoreaza pentru noi mai putin decat eventual cost in bani al curateniei.

Costul Curateniei = Disconfortul celor implicati in executia acesteia + Costurile Ascunse ale Demotivarii

2. Femeia de servici.

O solutie pentru a minimiza costul curateniei este de a angaja personal dedicat.

In cazul in care evaluarea timpului necesar curateniei este sub 20 de ore pe saptamana (adica nu avem nevoie de ex. decat de o persoana de 2 ori pe saptamana) angajarea devine o problema in sine pentru ca nu se justifica nici macar calculu salariului ……

In acest caz, in loc sa angajam pe cineva, putem vorbi cu “tanti xx” sa vina sa se ocupe de curatenie cateva ore pe zi o data sau de doua ori pe saptamana.

Daca evaluarea timpului zilnic necesar curateniei e peste 20 de ore pe saptamana angajarea pare solutia ideala. Angajam o persoana pentru o jumatate de norma sau pentru o norma intreaga in functie de nevoie si problema e rezolvata.

Ba mai mult obtinem si o persoana ca poate in principiu sa ne rezolve mici probleme cum ar fi cumparaturi diverse pentru personal, alte activitati care nu presupun calificare (sa faca o cafea cand lipseste secretara).Daca evaluarea timpului zilnic necesar curateniei e peste 40 de ore pe saptamana situatia se schimba. Avem deci nevoie de mai mult de o persoana, poate chiar o echipa ceea ce ne spune ca problema curateniei este mai complexa si mai dificil de administrat.

Asfel cu acesta varianta costul cu personalul de curatenie este sub controlul nostru total, de asemenea costul consumabilelor si al altor echipamente este sub controlul nostru .

De fapt, indiferent de timpul necesar, toata activitatea de curatenie este sub controlul nostru la fel ca activitatea departamentul de contabilitate sau a celui de vanzari.

De fapt intrebarea este:

VREM SA AVEM CONTROLUL ACTIVITATII DE CURATENIE???

Daca raspunsul este da trebuie sa tinem cont si de costurile controlului unei activitati din compania noastra cum ar fi costul evaluarii activitatii, al recrutarii, al instruirii personalului, al inlocuirii personalului, al costului urmaririi bugetelor de cheltuieli, al concediilor de odihna si medicale. La acestea se adauga costurile directe aferente prestarii serviciului.

Daca e nevoie de inlocuirea unei persoane de la curatenie, trebuiesc facute exact aceleasi demersuri ca si pentru inlocuirea oricarei alte persoane cu functii productive sau administrative, excepatand cazul cand “tanti xx” face curatenia caz in care nici nu prea ai cui sa te plangi si te apuci sa cauti alta . Deci peste toate costurile directe legate de depatamentul de curatenie (personal, consumabile, amortizari) cu siguranta avem cel putin o parte din costurile descrise mai sus dar care sunt mult mai greu de cuantificat.

In loc sa incercam sa le cuantificam putem spune ca am scapat de disconfortul legat de lipsa curateniei cu pretul unor costuri directe(salarii si consumabile) ale serviciului si cu pretul disconfortului legat de coordonarea si controlul acestei activitati.

“Femeia de servici” poate fi utilizata doar cand nevoia de curatenie justifica o persoana cu norma intreaga in timpul programului normal de lucru. Din experienta noastra sunt foarte rare cazurile. De regula se mentine o persoana la curatenie in timpul zilei deoarece “face parte din familia noatra” sau “mai ne ajuta la un la alta”. Timpul efectiv de curatenie in aceste cazuri este sub 6 ore zilnic si poate fi obtinuta aceeasi calitate de personal specializat si instruit in 4 ore in afara programului.

Disconfortul creat de administrarea activitatii NU este justificat de o nevoie mai mica de o persoana 8 ore zilnic. Daca activitatea presupune mai mult de o persoana dificultatea administrarii curateniei creste, in general costurile scapa de sub control datorita consumurilor necontrolate si a absenteismului.Putem spune ca in cazul in care hotaram sa optam pentru “Femeia de servici” :

Costul Curateniei = Costurile Directe + Disconfortul administrarii acesteia

Acest cost NU il putem cuantifica deoarece este foarte dificil daca nu imposibil sa masuram valoarea Disconfortului.

3. Firma de curatenie

Este o a treia solutie pentru nevoi de curatenie diferite de 8 ore zilnic.

Este evident ca toate costurile legate de activitatea de curatenie nu mai sunt sub controlul beneficiarului ci sub controlul firmei de curatenie.

Aceasta are tot interesul sa optimizeze aceste costuri pentru a putea concura cu variantele de mai sus.

Astfel in cazul in care acopera o nevoie de curatenie redusa optimizeaza costurile cu personalul prin alocare mai multor clienti aceleiasi persoane sau echipe. In cazul cand e nevoia e mai complexa atunci optimizarile sunt de natura operationala, adica implementeaza proceduri de lucru care maresc productivitatea, consumabile si echipamente profesionale care presupun costuri de operare mai reduse(chiar daca sunt au costuri de achizitie mai mari).

O alta optimizare importanta este data de distribuirea costurilor de administrare a activitatii de curatenie pe mai multi beneficiari ai acesteia.

Toate aceste optimizari permit obtinerea de profit si deci existenta acestor firme.

Asfel, utilizand aceasta varianta, costul curateniei este :

Costul Curateniei (externalizate) = Costurile Directe (ale Firmei Curatenie) + Costuri Administrative ale acesteia + Profitul firmei de curatenie

Lund in calcul aceasta formula putem evalua oportunitatea unei companii sa isi externalizeze serviciu de curatenie prin cuantificarea disconfortului administrarii ca fiind costul externalizarii astfel :

Costul eliminarii Disconfortului = Costul Externalizarii = Costul Curateniei (externalizate) – Costuri Directe Interne

In cazul in care Costurile directe interne sunt mai mari decat Costul Curateniei externalizate, necesitatea externalizarii devine evidenta deoarece apar doua beneficii respectiv Disconfortul dispare si apare si o reducere de costuri.

Aceasta caz este unul ideal deoarece presupune ca serviciu de curatenie internalizat era extrem de neoptimizat, cheltuielile cu personalul direct erau mult mai mari decat necesar(sau se prestau si alte servicii decat cele de curatenie de ex. Control acces) sau cele cu consumabile si echipamente erau neoptimizate intr-o masura foarte mare.

In cele mai multe cazuri Costul Curateniei externalizate este mai mare decat Costurile Directe Interne si deci avem un cost al externalizarii aferent eliminarii disconfortului administrarii serviciului in urma caruia obtinem o stare de confort.

Externalizarea serviciului este de ales atunci cand Beneficiarul considera ca :

Costul Externalizarii < Confortul Externalizarii

De ce Bright?

Externalizarea catre o firma specializata in viziunea noastra ar trebui sa aiba ca obiectiv formula de mai sus.

Noi ne asumam in mod constient acest lucru si consideram ca motivul existentei noastre in aceasta piata este sa aducem potentialilor clienti valoare atat prin cresterea confortului cat si prin scaderea costului externalizarii.

Valoarea BRIGHT= Confortul Obtinut – Costul externalizarii

Daca o firma de curatenie nu are grija de confortul Beneficiarului (are grija doar de serviciul de curatenie) atunci eliminarea disconforului provocat de administrarea serviciului de curatenie este lipsita de sens iar Beneficiarul simte ca a facut externalizarea degeaba.

Confortul este asigurat de beneficiile pe care Bright le asigura fiecarui client :

  • Supervizarea serviciului. Clientul nu trebuie sa controleze defasurarea activitatii, prezenta la program a personalului, rezolvarea absenteismului, asigurarea consumabilelor.
  • Relatii client . Fiecare client are la dispozitie o persoana pentru a solicita noi servicii, cerinte noi sau, daca e cazul, remedierea unor situatii neplacute.
  • Flexibilitate . Prestarea serviciilor are loc in functie de conditiiile si nevoile fiecarui client.
  • Conditii preferentiale pentru angajatii clientilor

Optimizarile la nivelul costurilor :

  • Recrutare astfel incat sa avem o rotatie de personal cat mai mica deci reducerea costurilor cu angajarea si instruirea personalului.
  • Instruirea personalului pentru a aplica un sistem de proceduri pentru cresterea productivitatii muncii.
  • Consumabile de calitate care permit reducerea costurilor serviciului pe metrul patrat.
  • Investitii in materiale si echipamente profesionale pentru fiecare client in parte indiferent de dimensiunea acestuia. Costul amortizarii acestora este mult mai mic decat costul deplasarii echipamentelor de la un client la altul.